Một email tiếng Anh rõ ràng gồm bốn phần đơn giản: tiêu đề (subject line), lời chào (greeting), nội dung chính (message) (thường là một yêu cầu rõ ràng) và lời kết (sign-off). Nắm vững bốn phần này và bạn sẽ luôn chuyên nghiệp trong mọi hộp thư đến. Hướng dẫn này cung cấp cho bạn các cụm từ tự nhiên cho từng phần — từ thân mật đến trang trọng — cùng những lỗi nhỏ cần tránh.
Tiêu đề và lời chào
Hãy giữ tiêu đề ngắn gọn và cụ thể. "Question about Friday's meeting" luôn tốt hơn "Hi" hay "Important!" — người đọc nên biết nội dung bên trong trước khi họ mở thư.
Sau đó, hãy chọn một lời chào phù hợp với người nhận:
| Lời chào | Văn phong |
|---|---|
| Hi Ana, | Mặc định chuẩn trong công việc (vâng, "Hi" giờ đây đã rất chuyên nghiệp) |
| Hello team, | Viết cho một nhóm |
| Dear Ms. Chen, | Trang trọng, hoặc liên hệ lần đầu |
| To whom it may concern, | Lựa chọn cuối cùng, khi bạn không biết tên người nhận |
Các câu mở đầu
Một câu hỏi thăm nhanh, thân thiện trước khi đi vào vấn đề là điều bình thường trong tiếng Anh — nhưng hãy giữ nó ngắn gọn.
| Cụm từ | Sắc thái |
|---|---|
| I hope you're doing well. | An toàn và chuẩn mực |
| Hope your week's going well. | Ấm áp, hơi thân mật |
| I'm writing about... | Đi thẳng vào vấn đề (cũng rất tốt) |
"I hope this email finds you well" đã trở thành một câu sáo rỗng — mọi người thậm chí còn đùa về nó. Nó không sai, nhưng việc thay đổi linh hoạt ("Hope you had a good weekend") hoặc đơn giản là đi thẳng vào vấn đề nghe sẽ mới mẻ và tự nhiên hơn.
Đưa ra yêu cầu rõ ràng
Hầu hết các email được viết để yêu cầu một điều gì đó. Hãy nói rõ ràng và đưa ra thời hạn nếu có.
| Cụm từ | Khi nào nên dùng |
|---|---|
| I'm writing to ask... | Nêu rõ mục đích của bạn |
| Could you send me the file by Friday? | Một yêu cầu rõ ràng, có ngày hạn cụ thể |
| Just following up on my email from Monday. | Lời nhắc nhở lịch sự |
| Let me know if you have any questions. | Lời kết thân thiện cho yêu cầu |
"Just following up" là cụm từ cần nhớ. Đây là cách lịch sự, chuẩn mực để nhắc nhở phản hồi mà không gây cảm giác thúc ép — nó hiệu quả dù bạn đang chờ đồng nghiệp hay một công ty đối tác.
Tệp đính kèm và văn phong
Khi bạn đính kèm một tệp tin, "I've attached the report" nghe rất tự nhiên. Bạn cũng sẽ thấy cụm từ rất trang trọng "Please find attached" — biết để hiểu thì tốt, nhưng bạn không cần phải viết nó vì nghe có vẻ hơi cứng nhắc.
Hãy để dành các từ viết tắt tin nhắn cho việc nhắn tin. "u," "thx," "gonna," và chữ thường "asap" đều trông quá xuề xòa trong công việc. Một vài từ viết tắt bằng chữ in hoa được chấp nhận trong email chuyên nghiệp: FYI (để bạn biết thông tin), ASAP (càng sớm càng tốt), EOD (cuối ngày). Hướng dẫn của chúng tôi về các từ viết tắt khi nhắn tin sẽ giúp bạn phân biệt những từ an toàn dùng trong công việc với phần còn lại.
Lời kết thư
Lời kết thư của bạn nên phù hợp với mức độ trang trọng của email. Dưới đây là một danh sách đơn giản từ an toàn đến cụ thể:
| Lời kết | Khi nào nên dùng |
|---|---|
| Best, / Best regards, | Lựa chọn mặc định an toàn cho hầu hết mọi trường hợp |
| Kind regards, | Trang trọng (phổ biến hơn một chút ở Anh) |
| Thanks, / Thanks so much, | Khi bạn đang yêu cầu một điều gì đó |
| Cheers, | Thân mật (thiên về tiếng Anh-Anh và Anh-Úc) |
Sau đó thêm tên của bạn. Đối với email đầu tiên gửi cho một người lạ, "Best regards" không bao giờ là sai.
Dưới đây là cùng một thông điệp ngắn gọn, được viết theo phong cách thân mật và trang trọng để bạn cảm nhận sự khác biệt:
| Thân mật | Trang trọng |
|---|---|
| Hi Ana, Quick one — can you send Friday's notes? Thanks so much! Best, Sam | Dear Ms. Chen, I'm writing to ask whether you could send me the notes from Friday's meeting. Kind regards, Sam |
Tiếp tục học tiếng Anh
Email là nơi tiếng Anh viết của bạn được đánh giá, vì vậy một vài cụm từ đáng tin cậy sẽ giúp ích rất nhiều. Hãy thực hành các câu mở đầu, yêu cầu và kết thư này trong ứng dụng Pretalk, đồng thời xây dựng nền tảng ngữ pháp giúp câu văn của bạn luôn gãy gọn với các hướng dẫn ngữ pháp tiếng Anh miễn phí của chúng tôi.
